Automatiseren is een megatrend. Maar hoe doe je het goed?

Automatiseren is een megatrend

Maar hoe doe je het goed?

Bitfactory uitzicht op Rotterdamse gebouwen in de herfst

Hogere klantverwachtingen, stijgende kosten en een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Voor veel organisaties is automatiseren het logische antwoord op deze uitdagingen. Toch zien we in de praktijk dat automatisering vaak niet het gewenste effect heeft. Niet alleen omdat de technologie tekortschiet, maar omdat het wordt ingezet als losse oplossing in plaats van als onderdeel van een bredere strategische verandering.

Effectief automatiseren draait niet alleen om technologie, maar om scherpe keuzes. Waar creëer je waarde? Welke ambities zijn leidend? En hoe moet je organisatie zich ontwikkelen om daarin mee te groeien? Pas wanneer deze vragen helder zijn, ontstaat ruimte voor duurzame vooruitgang.

Zijn doelen en ambities scherp gedefinieerd, dan kun je een gerichte aanpak ontwikkelen waarin strategie en technologie effectief worden geïntegreerd binnen je bedrijfsvoering. Bij Bitfactory en NOBEARS begeleiden we organisaties regelmatig in dit traject. Hoewel de meeste situaties om een maatwerk aanpak vragen, zien we een aantal stappen die vrijwel altijd terugkomen.

Stap 1: Analyseren en onderzoeken

Succesvol automatiseren begint met inzicht. Door processen en systemen te analyseren, breng je knelpunten, inefficiënties en tijdrovende of foutgevoelige taken duidelijk in kaart, zoals repetitieve handelingen en handmatige overdrachten.

Pas wanneer deze knelpunten en inefficiënties helder zijn, kun je gericht bouwen aan een Business Process Management (BPM)-strategie. BPM brengt structuur in procesverbeteringen en zorgt dat vervolgstappen logisch en samenhangend worden uitgevoerd. Daarmee creëer je een stevige basis voor continue optimalisatie, waarbij efficiëntie en impact structureel toenemen.

Stap 2: Workflow-automatisering

In deze stap zet je de daadwerkelijke automatisering in gang. Het doel is routinetaken te stroomlijnen en handmatig werk te minimaliseren. Door workflows continu te monitoren, houd je grip op de uitvoering en signaleer je direct nieuwe kansen voor verdere optimalisatie.

Een veelgebruikte aanpak hierbij is Robotic Process Automation (RPA). Met RPA automatiseer je repetitieve taken die normaal door mensen worden uitgevoerd, zoals klikken, typen en formulieren invullen, met behulp van software-robots.

RPA kent verschillende vormen:

Attended RPA

De bot werkt samen met een medewerker en wordt vaak handmatig gestart, bijvoorbeeld door het indrukken van een knop.

Unattended RPA

De bot werkt volledig zelfstandig, vaak op een server of in de cloud, en wordt geactiveerd via een tijdschema of gebeurtenis. Ideaal voor backofficeprocessen.

Hybrid RPA

Een combinatie van attended en unattended RPA. De medewerker voert meestal de eerste stappen uit, waarna de bot het proces overneemt. Deze variant is geschikt voor processen met meerdere schakels of complexe workflows.

Stap 3: AI als stroomversneller

Waar workflow-automatisering en RPA zich richten op vaste, repetitieve taken, stelt AI organisaties in staat om complexere en dynamische processen te verbeteren. Door patronen te herkennen en afwijkingen in grote datasets te signaleren, ondersteunt AI niet alleen bij automatisering, maar maakt het ook voorspellend handelen mogelijk. Bedrijven krijgen hiermee waardevolle inzichten, waarmee ze processen verder kunnen optimaliseren én proactief beslissingen kunnen nemen die voorheen alleen reactief mogelijk waren.

Stap 4: Samenwerking tussen systemen

Een belangrijk onderdeel van automatisering is de naadloze samenwerking tussen verschillende systemen. Bestaande systemen zijn vaak waardevol en hoeven niet vervangen te worden; ze kunnen juist onderdeel blijven van het proces. Belangrijk is wel om per systeem te kijken waar efficiëntie te winnen valt. Met maatwerkoplossingen kunnen systemen indien nodig geïntegreerd worden, zodat ze elkaar versterken en samen een samenhangende digitale infrastructuur vormen waarin processen optimaal verlopen.

Stap 5: Continuous improvement

Automatisering stopt niet bij de implementatie; het vraagt voortdurend om monitoring en optimalisatie. Door geautomatiseerde processen te monitoren, blijven inzichten en data betrouwbaar en waardevol. Deze inzichten stellen je in staat processen aan te passen aan veranderende omstandigheden en markteisen. Door continu te analyseren en te verbeteren, kunnen organisaties datagedreven beslissingen nemen en een cultuur van blijvende groei en innovatie stimuleren.

Automatisering versus hyperautomation

Wanneer automatisering het hele bedrijf raakt spreken we niet langer van losse optimalisaties, maar van hyperautomation. Hierbij worden de volledige werkwijze en alle bedrijfsprocessen aangepast door een combinatie van technologieën en strategische benaderingen.

Hyperautomation maakt processen efficiënter en effectiever, waardoor er ruimte ontstaat voor innovatie en de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten. De diepgaande data-analyse en inzichten die hyperautomation biedt, versterken strategieën en ondersteunen beter onderbouwde besluitvorming. Bovendien kan de verhoogde efficiëntie leiden tot kostenbesparing, verbeterde klanttevredenheid en uiteindelijk een aanzienlijke groei van het bedrijf.

Lees hier ook het artikel over hyperautomation